​胡国庆：关注产品生命周期成本，做好合同管理

如何做好合同管理？交货及合同履行中可能出现什么问题？怎样把握好产品的全生命周期成本？2025年3月30日，政府采购法规与实务高级研修班（广州）研修班上，中山大学设备与实验室管理处处长胡国庆凭借丰富的经验和深厚的专业知识，为学员们深入解读中山大学政府采购合同管理的实践与探索，分享了这一过程中的经验与教训，强调了合同管理与需求分析的紧密联系。

​图为中山大学设备与实验室管理处处长 胡国庆（摄影/姚华焘）

在分享履约验收之前，胡国庆首先介绍了中山大学设备物资采购流程与合同管理。“中山大学的采购流程分为两条线，20万以上的项目需经过经费主管部门立项、设备处组织购置论证、招标中心进行采购等步骤，而20万以下的项目由老师自行通过网上竞价采购。”规范高效、依法合规以及保证质量等是合同管理的主要目标，也是审计关注的重点。结合政府采购合同管理的相关法律法规与政策，特别强调合同须在中标或成交通知发出后的30天内签订，以及服务项目合同期限、履约保证金和补充合同金额上限10%等关键点。此外，还提到了政府采购合同签订后的公告和备案要求。

聚焦政府采购合同的履约验收问题，胡国庆从合同签订前的招投标阶段、合同审签阶段，到合同履行阶段详细阐述了各个环节的操作要点。

合同签订前的招投标阶段，胡国庆强调了明确需求和做好调研的重要性。采购需求包括功能、性能指标、外观、安全等技术需求，和付款条件、发票、运输、售后服务和保险等商务需求。此外，他特别提到了产品生命周期成本的概念，解释说：“我们购买产品要从整个产品的生命周期来进行成本测算，如果一台设备价格相对较高，但是使用年限内故障率少，后期维修维护成本低，那选择这家供应商的整个成本，相比买的时候价格低、后期报废早、维护贵的设备的全生命周期成本，反而会低。”还提到了购买仪器时需注意试剂耗材的绑定、配套操作系统及数据库的要求，区分产品达到特定性能指标是否需要前置或配套条件、产品支持和实际配备的功能，以避免价格和服务的陷阱。

在合同审签阶段，从合同签订的时效与形式，到履约与风险控制，再到合同审签的各个关键条款，如标的物、价格与支付、交付与验收等，胡国庆结合实际案例进行深入分析。同时，分享了中山大学在合同审签实践中的经验，包括合同信息化管理、范本合同的应用等，展示了如何通过电子印章等信息化手段和标准化流程提高审签效率、降低签订风险。

合同履行阶段，胡国庆围绕到货开箱、安装调试、验收合规等要点展开讲解。强调验收责任主体的职责、验收文件的规范性以及验收结果与款项支付的关联。通过多个实际案例，如设备产地不符、型号变更、技术指标不达标等问题的处理，让学员们学会如何在合同履行过程中维护自身权益，确保采购项目的质量。“一定要具体、精细地明确交货日期和交货地点，以及相关注意事项。因为不同货物的安装条件不同，有些设备体积较大，甚至需要拆门。”他提醒道采购人，特别是涉及到一些特殊设备、装备，还是应当在报价前去现场仔细看。

此外，胡国庆还介绍了中山大学依托设备采购执行管理系统实现合同执行可追溯、进度追踪和预警提醒的实践经验，为学员们提供了可借鉴的管理模式。